مدیر یک شرکت برای تصمیم گیری همیشه پشت میز کارش نیست. گاهی در جلسه با مشتری، هنگام بازدید از انبار یا در مسیر مأموریت باید وضعیت فروش، اطلاعات یک حساب یا گزارش مالی را بررسی کند. اگر دسترسی به این اطلاعات فقط از کامپیوتر شرکت ممکن باشد، پاسخ به یک سؤال ساده به تماس با حسابدار و انتظار برای ارسال گزارش وابسته می شود.
نرم افزار حسابداری موبایل برای چنین موقعیت هایی کاربرد دارد. دسترسی به اطلاعات مالی از طریق گوشی می تواند فاصله میان مطرح شدن یک سؤال و بررسی پاسخ آن را کوتاه تر کند. البته انتخاب ابزار مناسب به نیاز کسب وکار بستگی دارد. مدیر، حسابدار و نیروی فروش هرکدام اطلاعات و دسترسی متفاوتی می خواهند و نرم افزار باید با همین تفاوت ها ارزیابی شود.
حسابداری با موبایل چه مسئله ای را حل می کند؟
در بسیاری از شرکت ها، اطلاعات مالی در سیستم ثبت شده، اما فردی که به آن نیاز دارد در محل کار حضور ندارد. برای نمونه، مدیر فروش هنگام مذاکره با مشتری می خواهد اطلاعات معاملات قبلی را بررسی کند یا مدیر مجموعه پیش از یک خرید، به گزارشی از وضعیت مالی نیاز دارد.
در این شرایط، دسترسی موبایلی امکان مراجعه مستقیم به اطلاعات مجاز را فراهم می کند. کاربر می تواند گزارش موردنیاز را روی گوشی بررسی کند و در صورت وجود ابهام، سؤال دقیق تری از مسئول مالی بپرسد. این روش وابستگی به ارسال مکرر تصویر گزارش ها در پیام رسان ها را نیز کاهش می دهد.
برای کسب وکارهایی با چنین نیازهایی، بررسی نرم افزار حسابداری موبایل هوفر می تواند نقطه شروع باشد. این راهکار دسترسی به بخش های مالی کسب وکار را روی گوشی و تبلت فراهم می کند و امکانات قابل استفاده هر فرد به نسخه، ماژول ها و سطح دسترسی تعریف شده برای او بستگی دارد.
پیش از انتخاب، کاربرد موردنیازتان را مشخص کنید
جست وجوی نرم افزار حسابداری برای موبایل ممکن است با هدف های متفاوتی انجام شود. فردی می خواهد هزینه های روزمره خود را ثبت کند و فرد دیگری به اطلاعات مالی شرکتی با چند کاربر نیاز دارد. مشخص کردن کاربرد، معیارهای مقایسه را روشن می کند.
در یک کسب وکار، ارتباط اطلاعات حسابداری با خرید و فروش، انبار و نقد و بانک اهمیت دارد. برای مثال، بررسی مبلغ فروش زمانی تصویر دقیق تری می دهد که کاربر بداند گزارش مربوط به چه دوره ای است، چه اسنادی در آن لحاظ شده اند و اطلاعات تا چه زمانی ثبت شده است.
بنابراین پیش از بررسی ظاهر برنامه، سه کار پرتکرار خود را بنویسید. مشاهده گزارش فروش، بررسی اطلاعات مالی مشتری و دسترسی به اطلاعات انبار می توانند نمونه هایی از این کارها باشند. سپس در دمو بررسی کنید که انجام هرکدام روی گوشی چگونه است.
نرم افزار حسابداری موبایل اندروید و آیفون چگونه در دسترس است؟
نوع گوشی یکی از معیارهای اولیه انتخاب است، اما باید روش دسترسی را هم بررسی کرد. ارائه دهنده ممکن است اپلیکیشن اختصاصی اندروید داشته باشد و دسترسی کاربران آیفون را از طریق مرورگر فراهم کند. تجربه کاربری هر روش باید روی دستگاه مورد استفاده شما آزمایش شود.
هوفر برای کاربران اندروید اپلیکیشن اختصاصی ارائه می کند. کاربران آیفون و آیپد نیز می توانند از نسخه تحت وب روی iOS استفاده کنند. هنگام بررسی نرم افزار حسابداری موبایل آیفون، بهتر است مسیر ورود، نمایش منوها، خوانایی گزارش ها و کار با فرم های موردنیاز را روی همان دستگاه امتحان کنید.
همین ارزیابی برای اندروید نیز ضروری است. اندازه صفحه، نحوه نمایش جدول ها و تعداد مراحل رسیدن به اطلاعات بر استفاده روزانه اثر دارند. نرم افزاری که گزارش موردنیازتان را ارائه می دهد، باید امکان خواندن و بررسی آن را در صفحه گوشی هم فراهم کند.
اطلاعات مالی شرکت باید ارتباط خود را حفظ کنند
ارزش دسترسی موبایلی زمانی بیشتر می شود که کاربر به اطلاعات سیستم مالی کسب وکار مراجعه کند. نگهداری فایل های جداگانه روی گوشی و کامپیوتر می تواند باعث شود افراد درباره اعداد متفاوتی صحبت کنند یا زمان زیادی صرف تطبیق نسخه های گزارش شود.
برای انتخاب راهکار، ابتدا ساختار کلی نرم افزار حسابداری را بررسی کنید. سیستم های موردنیاز، تعداد کاربران، نحوه استقرار و ارتباط بخش های مالی باید با فعالیت مجموعه هماهنگ باشند. سپس مشخص کنید کدام کاربران به دسترسی موبایلی نیاز دارند و چه اطلاعاتی باید در اختیارشان قرار بگیرد.
نسخه موبایل هوفر در امتداد سیستم مالی آن قرار دارد. کاربران می توانند متناسب با امکانات فعال و مجوزهای خود به بخش هایی مانند حسابداری، خرید و فروش، نقد و بانک، انبار و گزارش های مالی دسترسی داشته باشند. هنگام انتخاب بسته، همین نیازها باید به صورت مشخص با کارشناسان بررسی شوند.
یک مثال فرضی از کاربرد حسابداری روی گوشی
فرض کنید مدیر یک شرکت بازرگانی برای مذاکره درباره سفارش جدید به محل مشتری رفته است. مشتری درباره خرید قبلی پرسشی مطرح می کند و مدیر برای ادامه گفت وگو به اطلاعات ثبت شده در سیستم نیاز دارد. دسترسی مجاز از طریق گوشی به او امکان می دهد اطلاعات مرتبط را بررسی کند.
در همین شرکت، مسئول انبار و حسابدار نیز وظایف خود را انجام می دهند. برای اینکه گزارش مشاهده شده قابل اتکا باشد، ثبت اطلاعات باید طبق روال مشخص انجام شود. اگر مدارک هنوز وارد سیستم نشده باشند، مدیر باید این فاصله زمانی را هنگام تفسیر گزارش در نظر بگیرد.
این مثال نشان می دهد دسترسی سریع و نظم ثبت اطلاعات مکمل یکدیگرند. هنگام راه اندازی، بهتر است مسئول ثبت هر نوع اطلاعات، زمان انجام کار و روش پیگیری مغایرت ها مشخص باشد. استفاده از گوشی زمانی به تصمیم گیری کمک می کند که کاربران معنای اطلاعات نمایش داده شده را بدانند.
بهترین نرم افزار حسابداری موبایل را چگونه ارزیابی کنیم؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری موبایل برای مجموعه خود، دمو را با سناریوهای روزانه پیش ببرید. اگر مدیر معمولاً گزارش فروش را بررسی می کند، همان گزارش را روی گوشی باز کنید. اگر کاربر با اطلاعات انبار سروکار دارد، مسیر رسیدن به اطلاعات موردنیاز او را آزمایش کنید.
سطح دسترسی را هم در همین مرحله بسنجید. مدیر، حسابدار و نیروی فروش مسئولیت های متفاوتی دارند. باید روشن باشد هر کاربر چه بخش هایی را می بیند و کدام عملیات برای او مجاز است. این موضوع را هنگام تعریف کاربران و انتخاب امکانات پیگیری کنید.
آموزش و پشتیبانی نیز بخشی از ارزیابی هستند. پیش از خرید بپرسید کاربران برای شروع کار چه آموزشی دریافت می کنند، پرسش های خود را از چه مسیری مطرح می کنند و خدمات موردنیازشان در کدام قرارداد قرار می گیرد. پاسخ روشن به این پرسش ها به برآورد هزینه و زمان راه اندازی کمک می کند.
هنگام جست وجوی نسخه رایگان به چه چیزهایی توجه کنیم؟
عبارت نرم افزار حسابداری موبایل رایگان معمولاً در شروع بررسی گزینه ها جست وجو می شود. پیش از انتخاب، مشخص کنید امکانات رایگان چه محدوده ای دارند، چند کاربر را پوشش می دهند و دسترسی به گزارش ها یا ادامه استفاده چه شرایطی دارد.
برای یک شرکت، هزینه انتخاب شامل زمان آموزش، آماده سازی اطلاعات و هماهنگی کاربران هم می شود. بهتر است نیازهای ضروری را از ابتدا مشخص کنید و قیمت راهکاری را بپرسید که همان نیازها را پوشش می دهد. درباره هوفر نیز شرایط استفاده، امکانات بسته و هزینه ها باید مستقیماً از مجموعه استعلام شوند.
پیش از خرید، کارهای روزانه را روی گوشی امتحان کنید
اگر مدیران یا کاربران شرکت بخشی از روز را خارج از دفتر می گذرانند، دسترسی موبایلی می تواند پیگیری امور مالی را آسان تر کند. انتخاب مناسب از شناخت کارهای روزانه شروع می شود و با آزمایش همان کارها در محیط واقعی نرم افزار ادامه پیدا می کند.
برای بررسی امکانات حسابداری روی موبایل هوفر، محیط برنامه و توضیحات نسخه اندروید و دسترسی تحت وب iOS را ببینید. سپس در دمو، گزارش ها و بخش های موردنیاز مجموعه را روی گوشی خود آزمایش کنید تا درباره تناسب راهکار با شیوه کار شرکت تصمیم بگیرید.